Как работает система Workflow в компании

Система workflow – это ИТ-решение для управления «потоком работ», связанными с конкретным этапом бизнес-процесса. 

Например, если клиент обращается в сервисный центр с претензией относительно качества техники, то требуется произвести следующие работы: 

  • Зафиксировать входящую заявку.
  • Определить, какой тип ремонта требуется.
  • Определить сотрудника, который выполнит ремонт.
  • Установить лимит времени.
  • Назначить лицо, которое проконтролирует качество ремонта.
  • Произвести расчёт с клиентом.

Все эти этапы как раз и есть Workflow-процессы для данного отдела компании. Они характеризуются, в первую очередь, тем, что носят во многом рутинный, повторяемый характер. 

В качестве наглядного примера workflow можно привести добавление нового контрагента в систему компании. Данные контрагента вносятся через форму, которая инициирует дальнейший workflow процесс по верификации данных и добавлению контрагента: 

  • Уменьшить количество времени, которое затрачивается на каждый этап.
  • Устранить потери времени, связанные с переходом процесса между этапами.
  • Упростить работу благодаря чёткому регламенту действий.

Добиться контроля как за каждым этапом Workflow-процесса отдела, так и за всем процессом в целом.

Системы класса Workflow: назначение, состав, функции

Как работает Workflow? Главным назначением систем данного класса является оптимальная организация потока работ в каждом конкретном отделе. Фокус делается на регламенте работ и контроле за его соблюдением. Немаловажно в данном случае добиться хорошего понимания каждым сотрудником тех этапов и задач, которые должен решать конкретно он. 

При этом приложение Workflow в той или иной степени обслуживает бизнес-процессы, однако его фокус сделан не на них, а на решении конкретных задач, стоящих перед предприятием или его отделом. 

Автоматизация Workflow является идеальным решением, когда нужно автоматизировать отдельные шаги бизнес-процесса, не затрагивая его целиком. Если же речь идёт о полной автоматизации, то стоит использовать BPMS.

Отличия систем Workflow и BPMS

Если говорить самыми общими словами, то шаблоны Workflow направлены в основном на решение тактических задач, в то время как системы BPM направлены на решение стратегических задач. 

В центре BPM лежит бизнес-процесс, то есть не просто отдельные виды работ, которые нужно выполнить сотрудникам, а, например, вся цепочка взаимодействия с клиентом, от первого обращения до покупки, и после неё. 

В отличие от BPM, Workflow фокусируется на отдельных этапах. Если в центре фокуса систем управления бизнес-процессами находятся сами процессы, то для Workflow важнее всего оптимизировать две вещи:

  • Регламент выполнения работ.
  • Выполнение работ в соответствии с этим регламентом.

Очевидно, что понятие BPM намного более широкое, а подход Workflow может применяться в составе систем BPM. 

Таким образом, оба этих инструмента, которые на первый взгляд кажутся весьма разными, могут применяться совместно для достижения положительного результата.

Особенности автоматизации с помощью систем Workflow и BPM

Перевод на Workflow работы отдела или всего предприятия выгоден, когда нужно улучшить организацию повседневной работы сотрудников путём оптимизации следующих элементов рабочей среды:

  • Обмен сообщениями между сотрудниками.
  • Документооборот.
  • Хранение информации в единой базе данных.
  • Переход конкретных процессов с этапа на этап между сотрудниками.

Большой плюс перевода на Workflow состоит в том, что это подразумевает относительно небольшие затраты. Настройка Workflow также занимает относительно немного времени. Она включает в себя составление нотации Workflow, а затем выстраивание на её основе всех регламентов и процессов. 

Один из самых главных плюсов систем такого типа – их можно внедрить для обслуживания конкретных процессов «незаметно», это не требует глобальной перестройки стратегии работы компании, не подразумевает необходимости для сотрудников осваивать новые принципы работы.